Opi digitaitoja 2: kesäkuu: varmuuskopiointi

Tehtävän tavoitteena on tutustua älylaitteen varmuuskopiointiin. Tehtävän johdanto-osan ja tehtävän lopusta löytyvien linkkien tarkoituksena on antaa taustatietoa aiheesta. Varsinainen tehtäväsi on miettiä tietojen hyödyntämistä työssäsi ja opastustilanteessa.

Tee siis seuraavat kaksi asiaa:

  1. Tutustu alla olevaan johdanto-osaan ja tarpeen mukaan linkkien taustatietoon. Jos törmäät johdanto-osassa termeihin, jotka ovat sinulle outoja, katso termien selitykset Ylen Digitreenien digisanastosta.
  2. Pohdi, miten voit hyödyntää näitä tietoja työssäsi ja erilaisissa digiopastustilanteissa

Tehtävän suorittamiseksi sinun ei tarvitse tehdä johdanto-osassa selitettyjä varmuuskopiointeja, ainoastaan tutustua selityksiin. Toki voit myös kokeilla toimintoja, jos sinulla on käytettävissäsi laite, jolla niitä voi kokeilla. Kirjaston yhteiskäyttöiset laitteet eivät yleensä ole kirjautuneina Google-tilille tai Apple-tilille, jolloin niillä ei pysty kokeilemaan varmuuskopiointia pilvipalveluun.

JOHDANTO-OSA

PERUSPERIAATE: Automaattinen varmuuskopio oman ekosysteemin pilvipalveluun (Android: Google Drive, iOS: iCloud Drive) on helpoin tapa ottaa varmuuskopioita. Se vaatii kuitenkin kirjautumista omalle Google-tilille tai iCloud-tilille.

Miksi minun pitäisi ottaa varmuuskopioita?

Varmuuskopiointiin on monta hyvää syytä, esimerkiksi:

  1. Laitteen asetukset ja muu laitteeseen ja sen sovelluksiin liittyvä data on varmassa tallessa, josta se on tarvittaessa palautettavissa laitteeseen tai kopioitavissa uuteen laitteeseen
  2. Omista tärkeistä dokumenteista on kopio jossakin, jos laite vaurioituu tai katoaa
  3. Laitteen tallennustila täyttyy datasta (ja erityisesti kuvista/videoista, jotka vaativat paljon talletustilaa), jollei ainakin osaa siirretä talteen muuanne

Miten päätän, milloin varmuuskopio otetaan?

Varmuuskopioinnin ajoitukselle on kaksi perusvaihtoehtoa:

  1. Automaattinen varmuuskopiointi, jossa määrittelet asetuksilla järjestelmän ottamaan varmuuskopion tietyin välein, esimerkiksi joka päivä
    • Varmuuskopioinnin kohteessa on oltava riittävästi vapaata tallennustilaa, jotta varmuuskopiointi onnistuu
    • iOS-laitteilla automaattikopion ottaminen vaatii lisäksi, että laite on kytkettynä verkkovirtaan ja yhteydessä WiFi-verkkoon ja sen näyttö on lukittuna
    • Varmuuskopiointi ei pääse unohtumaan kokonaan
    • Jos kopioitavaa dataa ei määrittele asetusvaiheessa huolella, varmuuskopiot voivat kasvaa tarpeettoman suuriksi

2. Käsin tehtävä varmuuskopiointi, jossa otat laitteestasi varmuuskopion haluamallasi hetkellä

    • Kun laitteelle kertyy paljon sovelluksia ja datatiedostoja, varmuuskopioinnin hallinta käy erittäin vaikeaksi
    • Tärkeiden tietojen varmuuskopioinnin unohtamisriski kasvaa

Minne teen varmuuskopion?

Voit ottaa älylaitteesta varmuuskopion moniin eri kohteisiin. Tyypillisiä kohteita ovat mm:

  1. Pilvipalvelu
    • iOS: iCloud, Android: Google Drive
    • käytössä netin kautta aina ja kaikkialla, kaikilla laitteilla
    • ei fyysistä tallennusvälinettä, ei mahdollista hukata, ei mahdollista varastaa
    • suojattava esim. vahvalla salasanalla ja kaksivaiheisella todennuksella
  2. Tietokoneen kovalevy
    • vaatii edelleen oman varmuuskopiointinsa, koska kovalevy ei ole ikuinen
    • käytössä vain siellä missä tietokonekin
    • säilytettävä ja suojattava huolella
    • datamäärää rajoittaa kovalevyn koko
    • tietokoneen vaihtaminen voi tuottaa haasteellisia tilanteita
  3. Ulkoinen siirrettävä kovalevy
    • kulkee tarvittaessa mukana, pieni ja kevyt
    • vaatii vahvan suojauksen
    • säilytettävä huolella
    • langaton WiFi-kovalevy sovitettavissa moniin ympäristöihin
    • muistettava varmistaa, että varmuuskopiolevy on yhteensopiva kulloisenkin järjestelmän kanssa
  4. USB-muistitikku
    • hyvin pieni ja kevyt
    • helposti hukattava
    • vaatii vahvan suojauksen ja huolellisen säilytyksen

Jos varmuuskopioitavana on erittäin tärkeitä tietoja, fyysisellä tallennusvälineellä (kovalevy, muistitikku) olevia varmuuskopioita pitäisi olla vähintään kaksi identtistä kappaletta, joita säilytetään fyysisesti eri paikoissa, jotta esimerkiksi varkaus tai tulipalo ei aiheuttaisi molempien samanaikaista menettämistä.

Mitä varmuuskopioon tallentuu?

Varmuuskopioitava tieto voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

  1. Tiedostoja ja kansioita sisältävä käyttäjän data
    • tekstit, laskentataulukot, muistiot
    • usein tiedostojen lukumäärä on suuri mutta yksittäisen tiedoston koko pieni
    • tyypillisesti käsin kansioittain pilvipalveluun tai fyysiselle tallennusvälineelle
    • nykyisin käyttäjän data säilytetään usein pilvipalvelussa, jolloin sen erillinen varmuuskopiointi on tarpeetonta (paitsi jos pilveen tallennetusta tiedosta haluaa kopion fyysiselle tallennusvälineelle)
  2. Kuvat ja videot
    • erittäin suuria tiedostoja, lyhytkin video voi nykyisten puhelinkameroiden tarkkuudella viedä tilaa satoja megatavuja
    • varmuuskopiointi voi kestää huomattavan kauan
    • tyypillisesti automaattisella varmuuskopioinnilla, mutta myöhemmin lajitellen kenties eri tallennusvälineille
  3. Asetukset ja järjestelmän/sovellusten data
    • tyypillisesti automaattisella varmuuskopioinnilla pilvipalveluun

Varmuuskopiointi pilvipalveluun Google/Android-laitteella

Android-laitteilla varmuuskopioinnissa on isoja eroja eri valmistajien laitteissa, joten tässä on mahdollista käsitellä asiaa vain pääpiirteissään. Alla on esitetty varmuuskopioinnin kulku eräissä tyypillisissä tapauksissa.

Pystyäksesi tekemään varmuuskopion sinun on oltava kirjautuneena Google-tilillesi.

1. Valokuvien ja videoiden automaattinen varmuuskopiointi

  • Avaa Googlen kuvasovelluksesta (Google Kuvat) varmuuskopioinnin asetukset
  • Valitse kuvien tallennuslaatu, sillä se vaikuttaa maksuttoman tallennustilan määrään. Jos kuvan koko (kuvapisteiden määrä) on suurempi kuin Google Kuvat –palvelun ilmaisen tallennuspalvelun suurin kuvakoko, kuvat valinnan mukaan joko
    1. tallennetaan Kuvat-tallennustilan sijaan varsinaiseen Drive-tallennustilaan, jolloin kuvien viemä tila vähentää Driven vapaata kapasiteettia (tällä hetkellä ilmaiseksi saatavilla 15 gigatavua) TAI
    2. skaalataan (pienennetään) tallennettaessa suurimpaan Kuvat-tallennustilan sallimaan kokoon.
  • Valitse kameran (”filmirullan”) lisäksi muut mahdollisesti kopioitavat kansiot
  • Valitse mobiilidatan käyttötapa (käytetäänkö mobiilidataa vai ainoastaan WiFi-yhteyttä)

Ota automaattinen varmuuskopiointi käyttöön.

2. Asetusten yms. varmuuskopiointi

  • Etsi laitteesi Asetukset-sovelluksesta varmuuskopiointi (saattaa löytyä esim. lisäasetuksista). Jos et löydä sitä, katso lisätietoja tehtävän lopusta ja/tai laitteesi käyttöohjeista. Asetuksen sijainti ja nimi vaihtelevat paljon eri valmistajien laitteissa.
  • Valitse automaattinen varmuuskopiointi Google-tilillesi

3. Dokumenttien (esim. tekstien) varmuuskopiointi käsin

  • Toimintojen sijainnit ja nimet vaihtelevat paljon eri valmistajien laitteissa ja eri Android-versioissa, alla vain perusperiaate
  • Valitse jokin dokumentti, josta haluat varmuuskopion
  • Kirjaudu Google-tillesi, jos et ole kirjautuneena
  • Avaa Google Drive –sovellus (Google Drive –pilvipalvelusi)
  • Lataa valitsemastasi dokumentista varmuuskopio Google Drive –pilvipalveluusi)
    1. Google Drive: Lataa tiedosto tai
    2. Dokumentista toiminto Vie ja valinta Google Drive tai
    3. Tiedostot-sovelluksesta (tai Tiedostonhallinta tms.) dokumentin valinta ja Kopioi Google Driveen

Varmuuskopiointi Apple/iOS-laitteella

1. Automaattinen varmuuskopiointi iCloud-pilvipalveluun

  • Varmuuskopiointi otetaan käyttöön iCloud-asetuksista. Tällöin käyttäjän on oltava kirjautuneena kyseiseltä laitteelta iCloudiin omalla Apple-id:llään.
  • Varmuuskopion sisältöä voi rajata iCloud-asetuksista (Asetukset / <oma tunnus> / iCloud / Hallitse tallennustilaa / Varmuuskopiot / <laitteen nimi> / Valitse varmuuskopioitava data)

2. Automaattinen varmuuskopiointi tietokoneen kovalevylle

  • Tietokoneeseen on oltava asennettuna viimeisin versio iTunes-sovelluksesta
  • Jos automaattinen varmuuskopiointi on valittuna, kopiointi käynnistyy heti, kun laite kytketään tietokoneeseen (USB-kaapelilla)

3. Tiedostojen varmuuskopiointi käsin iCloud-palveluun

  • Varmuuskopion sisältöä voi rajata iCloud-asetuksista (Asetukset / <oma tunnus> / iCloud / Hallitse tallennustilaa / Varmuuskopiot / <laitteen nimi> / Valitse varmuuskopioitava data)
  • Kopiointi käynnistyy iCloud-asetuksista (iCloud-varmuuskopio / Varmuuskopioi nyt)

4. Varmuuskopiointi Google Drive –palveluun

  • Jos iOS-käyttäjällä on Google-tunnus (gmail), varmuuskopioita iOS-laitteen tiedostoista voi ottaa myös Google Driveen
  • Google Drive –sovellus iOS:lle on ladattavissa ilmaiseksi App Store -sovelluskaupasta
  • Kopiointi onnistuu esimerkiksi valitsemalla kopioitava dokumentti iOS:n Tiedostot-sovelluksessa ja jakamalla se sovellukselle Google Drive

 Varmuuskopiointi muistitikulle

  • Useimmissa iOS-laitteissa on tiedonsiirtoa varten Lightning-liitäntä, jolloin muistitikuksi on valittava tällä liitännällä varustettu tikku. Kun se kytketään laitteeseen, se näkyy ulkoisena tallennustilana.
  • Useissa Android-laitteissa on tiedonsiirtoa varten Micro-USB-liitäntä. Jotta muistitikku toimisi ulkoisena tallennuslaitteena, se on kytkettävä laitteeseen USB OTG –sovitinkaapelin avulla. Lisäksi laitteessa on oltava tuki tälle OTG-ominaisuudelle. Jos on epävarma yhteensopivuudesta, asia kannattaa selvittää alan liikkeessä.

LISÄTIETOA JA HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ:

Yle/Digitreenit
Digisanasto

Google/Android
Kuvien ja videoiden varmuuskopiointi
Varmuuskopiointi ja palauttaminen (Google, sovellettava muiden valmistajien laitteille)
Enter ry, Google-palvelut synkronoinnissa
Linkkejä Android-laitteiden valmistajien tukisivustoille

Apple/iOS
Ohjeet varmuuskopiointiin
Jos tarvitset apua varmuuskopiointiin