Alueella tapahtuu 2/2019 Infonäyttö kirjaston käytössä

Alueella tapahtuu 2/2019
Kalajoen kaupunginkirjasto

Digital signage kirjaston käytössä

’Digital Signagella’ tarkoitetaan sähköisen sisällön esittämiseen tarkoitettuja infonäyttöjä. Sisältö luodaan erilaisista kuva-, video-, teksti-, grafiikka- sekä html-elementeistä. Yksinkertaisimmillaan kyse on esimerkiksi PowerPoint -ohjelmalla tai infonäytöille suunnitelluilla ohjelmistoilla tai julkaisujärjestelmillä. Infonäyttöohjelmistoissa on myös hyvät työkalut sisällön esittämisen ajastamiseen.

Sisällön esittäminen tapahtuu yleensä jokaisen näytön taakse sijoitettavalla toistimella eli pienellä verkossa olevalla tietokoneella, jonka muistiin sisältö ladataan. Toinen vaihtoehto on jakaa yhden toistintietokoneen kuva esimerkiksi HDMI-jakovahvistimella ja siirtää jaetut kuvat HDMI-RJ45 lähetin-vastaanotinpareilla normaalia tietoliikenneverkkoa pitkin eri näytöille. Viimeksi mainitussa vaihtoehdossa on rajoituksena n. 100 metrin kaapelietäisyys lähettimen ja vastaanottimen välillä.

Sisällöntuotannossa on muutamia muistettavia perusasioita jotka kannattaa huomioida, jotta viestin välittyminen asiakkaille olisi mahdollisimman tehokasta.

1. Vähemmän on enemmän. Ei ole tarkoituksenmukaista eikä usein mahdollistakaan sijoittaa kaikkea informaatiota yhteen ”kuvaan”. Infonäyttöjen tehtävä on herättää mielenkiinto ja kertoa, mistä saa tarvittaessa lisätietoa eli ydinsisältö esiin!

2. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Kuva luo mielikuvia tekstiä helpommin. Käytä siis kuvia huomion, mielikuvien ja tiedon välittämiseen mahdollisimman paljon, mutta tyylillä. Videosisällön tulee olla erityisen lyhyt ja ytimekäs, koska asiakas ei pysty itse määrittämään, mitä ja missä järjestyksessä informaatiota poimii.

3. Kuinka kauan sama näkymä on nähtävissä. Ajallisesti asiakkaan mahdollisuus nähdä näytöllä oleva sisältö riippuu näytön sijoituksesta. Mikäli näyttö on kulkuväylällä, tulee tieto olla luettavissa hyvinkin nopeasti, koska näytön eteen ei voi välttämättä pysähtyä ainakaan pitkäksi aikaa ilman, että on tien tukkona. Toisaalta paljon kuvia ja pitkä aika kuvaa kohden puuduttaa, jolloin kuvia ei jakseta katsoa läpi, minkä vuoksi informaatio ei tavoita kohdettaan tehokkaasti.

4. Tärkeät elementit lukkoon. Tietyt asiat kannattaa määritellä lukituiksi riippuen siitä, kuinka sisällön esittäminen halutaan toteuttaa ja mitä elementtejä käyttää. Tämä voidaan tehdä tekemällä puolivalmiita pohjia erilaisia tilanteita varten. Pohjaan voidaan sijoittaa jo valmiiksi esimerkiksi logo, grafiikkaa, html-elementtejä tai muita vastaavia, kaikissa kuvissa toistuvia asioita samoille tutuille paikoille. Varsinaiselle muuttuvalle sisällölle jätetään tietyt avoimet kentät ja täytettävät kohdat pohjaan ja näin kokonaisuudesta tulee yhdenmukainen.

Tiivistettynä: Vähemmän tekstiä → Tärkein sisältö esiin → Nopeasti luettava → Isompi fontti, jotta näkyy myös kauemmas → Laajempi asiakaskattavuus. Lisäksi kuvia herättämään mielenkiintoa ja mielikuvia sekä yhdenmukainen ulkoasu luomaan siisti ja uskottava infokanava.

Tapaus Kalajoen kaupunginkirjasto, pääkirjasto

Kalajoen vanhassa pääkirjastossa asiakkaiden tiedottaminen kirjaston tiloissa oli pitkälti irtolappusten ja ulko-oveen liimattujen tiedotteiden varassa. Pääkirjasto muutti 15.9.2018 uusiin tiloihin kauppa- ja kulttuurikeskus Merran toiseen kerrokseen. Kirjaston kanssa samassa, avoimessa tilassa toimivat myös kirjastokahvila Kirja sekä Kino Virta ja Virta Sali, jotka tarjoavat monipuolisesti elokuva- ja kulttuuritapahtumia 216-paikkaisessa salissa. Uuteen pääkirjastoon haluttiinkin infonäyttöjärjestelmä, joka palvelisi kirjaston lisäksi myös monipuolisesti kahvilan ja kulttuuritapahtumien tiedonvälitystä ja markkinointia.

Järjestelmäksi valittiin kotimainen iDiD -infonäyttöjärjestelmä, joka muodostuu selainpohjaisesta julkaisujärjestelmästä sekä kirjastolle tulleesta julkaisukanavasta. Sisältö otetaan vastaan verkossa olevasta pilvipalvelusta toistintietokoneella ja jaetaan neljälle näytölle HDMI-RJ45 -lähettimillä ja vastaanottimilla. Näyttöinä on infonäyttökäyttöön soveltuvat laitteet, jotka ovat päällä 24/7/365. Tällä hetkellä pääkirjastossa on neljä infonäyttöä. Suunnitelmissa on hankkia vielä viides sekä kirjastoautoon oma, jolloin kirjaston asioista tiedottaminen sekä tapahtumien markkinointi olisi kattavampaa myös keskustan alueen ulkopuolella.

Sisällöntuotannossa lähdettiin liikkeelle siitä, että luotiin eri toimijoille (kirjasto, kulttuurisali, elokuvateatteri) omat sisältöpohjat, jotka ovat tietyiltä osiltaan yhteneväiset, mutta erottuvat hieman toisistaan. Yhtenevää ovat värimaailma, kaupungin logo, asettelu sekä kellon ja nimipäivän HTML-elementit. Erot löytyvät otsikkopalkin tekstistä ja fontista sekä vasemman palkin grafiikasta.

Pääkirjaston infonäyttöpohjaKulttuurisalin infonäyttöpohjaElokuvien infonäyttöpohja

Tunnukset infonäyttöjen julkaisujärjestelmään on kirjastossa kahdella henkilöllä. Jos esimerkiksi dekkaripiirin mainos halutaan infonäytöille, kuva ja teksti asetellaan suoraan pääkirjaston pohjalle ja julkaistaan. Ajastusominaisuus on myös hyvin kätevä, sillä esimerkiksi itsenäisyyspäivän tiedotteet ja aukioloajat ajastettiin näkymään näytöillä hyvissä ajoin ja poistumaan automaattisesti itsenäisyyspäivän jälkeen, jolloin tieto näytöillä on ajankohtaista eikä sisällöntekijän tarvitse olla koko ajan muokkaamassa näyttöjä.

Julkaisujärjestelmä itsessään on hyvin helppokäyttöinen ja mahdollistaa erityyppisten kuvatiedostojen, pdf- ja tekstitiedostojen sekä videokuvan hyödyntämisen. Myös pohjien tallentaminen on helppoa. Jonkin verran haastetta ovat aiheuttaneet valmiit mainokset, joita tulee mainostoimistoilta tai tapahtumien järjestäjiltä. Näyttöjen asennus on tehty vaakasuoraan ja palvelee tarpeita hyvin, mutta usein tapahtumiin toimitettava materiaali tulee julisteeksi suunniteltuna, jolloin niiden käyttäminen sellaisenaan on harvoin mahdollista. Julkaisujärjestelmä sinällään tarjoaa mahdollisuuden tuottaa sisältöä myös pystyyn asennetuille näytöille, mutta se vaatisi oman kanavan. Myös isoihin tienvarsinäyttöihin toimitettu materiaali ei yleensä kelpaa infonäyttöihin liian pienen resoluutionsa vuoksi.

Järjestelmä kokonaisuutena on toiminut tähän asti hyvin. Helppokäyttöisyytensä vuoksi uuden sisällön tuottamiseen ei kulu kovinkaan paljoa aikaa, riippuen tietenkin valmiiden teksti- ja kuvatiedostojen määrästä. Mikäli sopiva kuva ja teksti ovat valmiina on, infonäytöille pyörimään tuleva mainos on valmis noin minuutissa, mutta mikäli tekstiä joutuu referoimaan tai kuvia muokkaamaan niin aikaa saa kulumaan enemmänkin.

Kalajoen kaupunginkirjaston kannalta parhaimmat puolet infonäyttöjen hyödyntämisessä ovat olleet juuri tiedotus- ja markkinointimateriaalin nopea ja helppo tekeminen ja saaminen näkyville paikallisesti. Paperilappusten tulostaminen ja levittäminen on vähentynyt ja kirjaston ilme yhtenäistynyt. Lisäksi näytöt ovat aina tiedottamassa asiakkaita myös silloin, kun henkilökuntaa ei ole paikalla.

Janne Hilpinen
Joni Rahja
Kalajoen kaupunginkirjasto

Alueella tapahtuu 1/2019

Alueella tapahtuu 1/2019
Kalajoen kaupunginkirjasto

Muuttohommissa

Kirjastot eivät kovin usein tai kevein perustein paikkaansa vaihda, mutta välillä muuttohommiakin voi tulla eteen. Tässä on hiukan tiivistystä ja hyväksi havaittuja vinkkejä Kalajoen pääkirjaston muutosta 2018 kesällä/syksyllä.

Kalajoen pääkirjasto muutti uusiin tiloihin noin alle kilometrin päähän kaksikerroksisen kauppakeskuksen ylempään kerrokseen. Vaikka kirjastolaiset ovatkin melkoisia tehopakkauksia, päätimme ettemme ala kantaa laatikoita yksi kerrallaan uuteen osoitteeseen. Sen sijaan pakkasimme aineiston arkistolaatikoihin, arkistolaatikot kokosimme kuormalavoille, lavat kärräsimme pumppukärryillä kuorma-auton kyytiin takanostimen avulla, auton hurautimme uuteen osoitteeseen ja lavan kerrallaan purimme hissin avulla oikeaan paikkaan uudessa tilassa.

1. Muuttamisen valmisteluun kannattaa oikeasti varata aikaa. Pääkirjasto suljettiin asiakkailta kolme kuukautta ennen varsinaista muuttoa kesäkuun puolivälissä. Pitkä sulkuaika voi olla vaikeasti perusteltava asia kaupungin/kunnan taholle, mutta Kalajoella sitä puolsi useampi seikka. Kokoelma oli käytävä läpi ja poistoja tehtävä valtavasti pienentyvän hyllytilan vuoksi. Emme myöskään tienneet, milloin ja miten nopeasti vanha pääkirjasto lähtee purettavaksi. Lisäksi pystyimme takaamaan kuntalaisille kirjastopalvelut myös sulun ajaksi lähikirjaston ja kirjastoauton voimin.

Tiivistettynä Kalajoen muuttoaikataulu oli seuraava: viisi kuukautta hajanaista suunnittelua, kolme tiivistä kuukautta kokoelman läpikäyntiä ja pakkausta, yksi päivä varsinaista muuttamista ja kuusi päivää kirjojen laittamista hyllyihin ja kirjaston avausjärjestelyitä. Muuttaessa aika kuluu yllättävän nopeasti, sillä yllätyksiä tulee aina. Emme esimerkiksi ennättäneet järjestää kunnollista vanhan kirjaston irtokalusteiden myyntiä, vaan iso osa irtokalusteista ja kirjahyllyistä joutui suoraan hävitykseen puskutraktorien saapuessa.

Sulkuaika käytettiin kokoelman läpikäymiseen. Kokoelma käytiin nide niteeltä läpi ja joko pakattiin suoraan muuttolaatikkoon, tarroitettiin uudelleen ennen pakkaamista tai poistettiin ja hävitettiin. Uudessa kirjastossa oli noin kolmannes hyllymetrejä vähemmän eli kaikki huonokuntoinen ja liikkumaton aineisto poistettiin. Muuttovuonna poistoon joutuikin noin 30 000 nidettä. Lisäksi automaattien kasvava hyödyntäminen tarkoitti sitä, että noin 15 000 nidettä piti tarroittaa uudelleen, jotta automaatit pystyivät lukemaan viivakoodeja.

Varsinaisena muuttopäivänä pääkirjaston väki jakautui kahtia, osa ohjasi vanhan tilan tyhjentämistä ja osa oli vastaanottamassa tavaraa uudessa pääkirjastossa. Saimme muuttoavuksi Kalajoen työ- ja toimintapalveluista kymmenisen henkeä, jotka hoitivat lavojen siirrot uuteen tilaan, minkä ansiosta kirjaston väki pystyi heti aloittamaan kokoelman järjestämisen hyllyihin.

2. Hyllykartta tulevasta hyllyjärjestyksestä helpottaa muuttoa. Kun tuleva hyllyjärjestys on suurin piirtein selvillä, kuljetettavat muuttolaatikot voidaan viedä oikeiden hyllyjen lähelle, jolloin kokoelma on helpompi nostaa hyllyihin ilman liiallista siirtelyä ja rasitusta selälle. Laskimme pakatessa sen tilan, jonka kukin luokka vie hyllyistä. Kun tiesimme kokoelman vievät hyllymetrit, pystyimme etukäteen jakamaan ja merkkaamaan hyllyistä laatikoille/kirjoille omat osiot, jolloin kokoelma saatiin nopeasti omille paikoilleen.

3. Pahviset arkistolaatikot ovat halpoja ja tarpeeksi kestäviä muuttolaatikoiksi. Kalajoella käytettiin muuttolaatikoina tavallisia, lujasta voimakartongista tehtyjä arkistolaatikoita (25x50x35cm), joita vahvistettiin hiukan ylimääräisellä teippauksella, jos sisältö oli tarpeeksi raskasta tietokirjallisuutta. Laatikot kestivät muuton hyvin, kunhan niitä ei yrittänyt vetää kahvoista. Lisäksi ne pysyivät muodossaan äärimmilleen pakattuina hyvin yli kuukauden, jos päällekkäin pinottujen laatikoiden kulmat olivat toistensa päällä. Muovisia muuttolaatikoita ei ole siis pakollista vuokrata/ostaa.

4. Kuormalavat ja pumppukärryt vievät pitkälle. Yhdelle vakiomittaiselle EUR-kuormalavalle mahtuu n. 18 arkistolaatikkoa täynnä kirjoja. Yksi arkistolaatikko painaa muutamasta kilosta yli pariin kymmeneen kiloon eli lavalla voi olla 300-400 kiloa aineistoa, jota on kätevä siirrellä pumppukärryillä. Eurolava mahtuu kärryineen myös tavalliseen henkilöhissiin. Pakkasimme kesän aikana kaiken muutettavan aineiston valmiiksi lavoille odottamaan muuttoa. Kun muuttopäivä viimein koitti, lavat kärrättiin suoraan ulko-ovesta kuorma-autoon. Lavoilla saatiin tuotua myös talteen otettua irtokalustoa.

5. Ergonomia kannattaa muistaa kiireessäkin. Laatikko täynnä kirjoja voi painaa parikymmentä kiloa. On parempi nostaa ajatuksella ja jaloilla, kuin kiireessä ja selällä. Selvisimme onneksi Kalajoella koko pakkaus- ja muuttourakasta ilman suurempia haavereita. Raskaimmat laatikot kannattaa suosiolla nostaa porukalla.

Tällaisia muuttoterveisiä siis Kalajoelta. Tervetuloa tutustumaan lopputulokseen Kirjastossa tavataan -päivänä torstaina 9.5.! Esittelyt myös muina ajankohtina onnistuvat ottamalla vain yhteyttä.

Kalajoen pääkirjaston muuttoa lukuina
n. 50 000 kappaleen kokoelma siirretty
650 arkistolaatikkoa
36 kuormalavaa
4 reissua kuorma-autolla päivän aikana
1,5 € rahatuloa vanhoista tuulettimista, jotka myytiin ennen pakkauskesän superhelteitä

Joni Rahja
Kalajoen kaupunginkirjasto